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在新时代背景下,高校档案管理工作也在不断发生着深刻的变革,而在这一过程中,也产生了很多新的问题,这对档案管理工作提出了更高的要求。这需要档案管理人员必须与时俱进,优化档案管理工作理念和模式,以动态化、精细化的方式,顺应新时期高校发展的需求,促进我国高校档案管理工作的可持续发展。

01

我国高校档案管理工作面临的挑战

 

01档案资源的变化

近年来,伴随着计算机技术、互联网技术的广泛运用,电子文件和数据资源大规模产生,使档案管理工作的对象从传统的纸质文件向电子档案转变,并逐渐向数字化、数据化方向发展 。这种改变主要体现在对高校档案管理工作地点的影响：一是让档案整理基础设施的利用率下降,电子化的档案只需要利用网络传递,一部计算机即可进行操作；二是除了储存实体档案之外, 档案室作用已降低,电子档案通过云端、U盘进行储存；三是档案的收集、分类、使用等环节,无需亲自去实地 进行,只要通过网络就可以实现。当前高校信息化建设和升级工作,主要由技术部门主导,保障信息的流动, 这会导致信息脱离了档案管理部门的掌控。档案管理部门要想开展工作,需要在校级的统筹下进行。此外,随着我国信息化进程的加快,高校档案管理系统在信息化支持下,出现了海量的信息、数据,需要先进技术的融入,以满足档案管理需求。

 

02技术和思维观念的变化

现代信息技术的普及,改变了人类的工作模式和思想观念。首先,电子档案的存档不再需要现场指导,而是可以联网存档。其次,档案利用方式也逐渐适应了网络操作的方式,通常不需要翻阅大量的纸质档案。最后,随着我国经济的快速发展,档案管理工作质量在不断提高,对管理工作的优化提出了更高的要求,这将促使高校档案管理工作方式发生变化,提高信息化和智能化水平。

 

02

高校档案管理工作存在的主要问题

 

01对档案管理工作缺乏重视

目前,一些高校的管理模式已经跟不上发展的步伐, 还在继续采用人工管理模式,把工作重心放在收集档案方面,忽视了对档案的利用,从而使一些高质量的档案不能充分发挥作用。一些有价值的档案久居档案库中, 这是一种资源浪费现象。如何使这些宝贵的档案资源更好地利用起来,成为每一所高校应该认真考虑的问题。

 

02专业档案管理人员较少

一些高校在档案管理工作中遇到了缺乏专业人才的问题,领导对档案管理工作的理解有误,不重视培养档案专业技术人员。大多数高校在保证教育科研优先的基础上,忽略了档案管理工作这一不可或缺的环节。在配置档案管理人员时,没有长远眼光,认为所有人都可以进行档案管理,只需要进行简单资料整理即可。因此, 将一部分没有专业技能,或者岗位任务较少的人员分配到档案管理工作中,导致了档案管理工作效果不佳。在高校档案管理人员中,科班出身的人才较少,大部分是从其他部门借调,这些人员没有经过系统的学习,对档案管理的理解、职业热情、业务技能水平都很低,大部分经验都是通过实际操作积累而成。而在实践中,由于存在重视人才使用、轻视培养的问题,档案管理人员的学习机会较少,培训条件与教师的培训条件有很大的差异。种种迹象体现了我国高校档案管理工作存在着严重的问题,主要是因为缺少专业知识和技术,管理队伍水平低,造成了档案管理工作质量不佳。

 

03档案管理设施不够完备

高校档案管理基础硬件设备是开展工作的基础, 如果缺少专业设备的支持,档案的收集、整理和保存工作就不能正常进行。由于经济条件的制约,高校在招生宣传、教学管理、人才招聘等方面的工作中,对档案管理工作的关注不足。有的高校没有专用档案室；一些高校则是将办公、阅档、保管融为一体,无法达到“三室分开”的目标；有的高校档案柜破旧不堪,扫描仪、打印机、打孔机等基础设备也不完善,缺少现代化办公设施,这就造成了档案管理工作存在诸多不便。目前,我国部分高校的档案管理设备状况普遍不达标,无法满足档案的防潮、通风、防火、防盗等基本要求。加之,档案存放不规范,无专人负责,导致档案成为一堆废纸。

 

04档案管理制度不够健全

目前高校档案管理工作中,档案不能按时存档, 管理人员应付工作,“得过且过”的思想普遍存在。高校各职能部门对档案管理工作的重视程度不高,觉得只要做好本职工作即可,管理并非自己职责。各院系、各部门会以工作繁忙、难以抽出时间等理由,拖延档案的归档。一些部门的负责人为便于自己利用,不主动提供档案,使档案长期分散在各部门。很多教师都把教学科研作为自己的工作,认为档案管理是行政工作,自己 不需要参与,教学档案归档时被动应付,档案管理工作难度较大。许多档案由于长时间堆积在系里,无法及时交由档案管理部门,甚至像试卷、教案等教学材料,长时间堆放在教师家里,造成档案普遍存在丢失现象。

 

 

03

解决我国高校档案管理工作存在问题的路径

 

01强化档案管理观念

人的思维方式是做好工作的根本和先决条件,在高校档案管理工作中,若没有一种创新的观念,固守于原有的管理方式与思维观念,就无法实现档案管理工作的蓬勃发展。因此,高校档案管理工作要从根本上转变观念,主动顺应知识化、信息化、网络化管理需求,改变传统的工作思想,提高档案的利用率,真正发挥档案管理工作的价值。这就需要档案管理人员转变工作观念：一方面,要转变为信息化的档案观念。这就要有计 划、有步骤地将各类档案资料进行标准化分类、处理, 使档案的信息功能得到充分利用；另一方面,使用档案的观念。高校档案馆的馆藏资源种类多,涉及多种科目资料,必须在新时期绽放出新的光芒。如何充分发挥档案的作用,充分体现档案独特的价值,是当前需要面临的新问题。为此,管理人员应抛弃传统的观念和工作方式,加强档案的利用效能,系统地开展档案管理工作。

 

02组建高水平档案管理团队

高校的蓬勃发展,需要加强学校的档案工作,而要推动档案管理工作的顺利开展,必须重视管理人员的专业能力和综合素质。可以说,档案管理人员的业务能力、基本素质和职业奉献意识直接影响着档案管理工作质量。在科学技术飞速发展的今天,高校档案管理工作既有新的发展契机,也有新的挑战,这就要求档案管理工作人员必须适应时代潮流,满足高校的发展需求,采取多种途径提升管理能力,成为专业化、复合型、高素质的人才,为档案管理工作的开展提供人才保障。首先, 组织档案管理人员开展经常性的职业技能训练,要求培训工作尽可能规范,转变以往的走过场问题。在培训过程中,以专题培训、业务培训、技能交流等形式开展, 确保培训工作的多样化,让所有人员都有机会掌握最新的管理理论,对档案管理工作的趋势进行及时把握,开阔眼界,不断提升业务能力,以适应学校管理和发展的需求。其次,完善人才竞争激励机制,树立档案人才的引进和使用观念,为档案管理工作的顺利开展提供保障。在适当的条件下,要引进优秀的人才,以丰富人才的储备,加强人才的交流。同时,营造良好的工作环境, 各级领导要从全局出发,科学规划岗位设置,主动与有关部门沟通,落实各项竞争和激励机制,为档案管理工作者创造良好的发展条件。最后,加强职业道德建设, 使档案管理人员坚持职业操守。要加强对档案管理工作人员的职业道德建设,首先要加强对档案管理工作的投入,唯有对工作具有积极性,才能创造出卓越的成绩。每名档案管理人员都要坚持自己的理想,勇于创新、挑 战、探索,促进档案管理工作的创新发展。同时,要养成良好的自主思考能力,既要遵循工作的规律,又要突破传统的思维方式,对档案管理工作的各个环节深入了解,善于发现问题,不要只停留在表面工作。此外,要树立实事求是的工作态度。在新的时代背景下,档案管理人员要加强对档案管理工作的认识,坚持求真、务实的精神,赢得各个部门的支持。

 

03实现档案管理工作信息化建设

首先,要适时地配置各类软硬件设施,以保证在信息化环境下进行档案管理工作。在硬件建设方面,要做到目光长远,坚持科学的计划与论证,适当增加经费, 按照档案管理工作的要求,适时地配置办公器材,提高工作环境。其次,应积极探讨适合于高校档案管理的应用软件,以提高管理工作效率。建立健全的档案管理体系,对促进管理工作的规范化具有重要意义。档案部门的首要任务就是要建设档案库,利用计算机进行检索, 这样才能科学地利用档案信息,进而推动档案服务水平的提升。最后,依托互联网技术,推进信息化进程,加强档案管理资源的开发,不断完善标准化的管理制度, 进而规范管理人员的行为。在档案管理信息化系统中, 充分发挥了信息的可压缩特性,实现了档案信息的及时共享,方便用户的档案使用。

 

04健全档案管理工作制度

建立科学、合理的档案管理制度,是促进档案管理工作顺利进行的重要措施。首先,加强岗位责任制度, 细化各人员职责,做到上下联动,推动档案管理工作的落实。其次,完善档案归档制度,各院系、部门、学科组之间建立起联络,架设档案管理工作的桥梁。在此 过程中,应明确档案收集的种类、范围、程序、途径, 做好分类和存储工作,使各个环节趋于规范化。最后, 加强档案的监管制度,配以奖惩机制,对档案管理质量 进行考核,对有突出贡献的档案管理工作人员给予一定的奖励,激发管理人员参与工作的积极性,实现档案管理工作的良好发展。

 

04

我国高校档案管理工作的发展趋势

 

01增设智库咨询功能

高校档案管理工作不能仅仅停留在现有层面,作为教书育人的重要场所,各有关部门要积极地为人才培养和发展做出贡献。高校档案管理工作具有资源的先天条件,能够从档案中发现和梳理出师资队伍中的缺陷和问题。在这一点上,档案工作人员可以根据国内外最新的智库理念,结合师生的具体状况,为一线教师推荐教学方案,并为学生推送学习资料,这样才能更好地体现出档案工作的作用。

 

02强化档案服务功能

在高校档案管理工作中,应顺应信息化社会的潮流,以信息平台的方式进行全面的管理。为此,高校档案部门要积极构建档案管理系统,将多种形式的信息资源整合到平台中,对系统功能进行改进,使运行模式尽可能保持简洁,便于使用者操作。同时,在档案信息管理系统中增加用户反馈功能和外网连接功能,方便了使用者在查看档案时获取更多资料,从而大大提升了工作效能。

 

03实施可视化档案管理

目前,部分高校的档案进行了可视化管理,除部分保密档案外,其他档案处于开放式状态。可视化系统能让用户在登录时,随时查阅学生的个人资料,及时掌握绩效考核记录等信息,帮助工作人员进行自我反思, 不断提升工作质量。但在实行可视化的档案管理过程中,要强化系统的安全性,提升防火墙安全等级,实时进行安全风险检测,以避免档案出现盗取、篡改问题。此外,优化双系统管理流程,实现数据的转换,提升档案的安全性。同时,双系统管理可以确保一个系统出现故障时,另一个系统能够正常运行,不会影响档案管理工作的开展。综上所述,随着科技的飞速发展,高校的档案管理工作无法满足办学需求,在一定程度上阻碍了办学质量的提升。要适应高校的可持续发展目标,必须对档案管理工作理念、模式、制度进行改革,加强信息化建设, 建立符合学校发展的管理体系,从而为学校发展提供有利的条件。

为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，优化档案资源结构，加强档案资源质量管控，国家档案局近日印发通知，全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度。

一、总体要求

1重要意义

三合一制度是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。全面推行三合一制度，对于进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。

2目标要求

各地区各部门要结合实际，进一步规范机关档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求，组织做好相关编制和审查工作，不断提升机关档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平，到“十四五”末期在机关全面实行三合一制度。

二、主要任务

1科学制定档案分类方案

以机关在公务活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象，按照《机关档案管理规定》，明确机关档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求。所确定的档案门类应当包括本机关所有档案门类；分类方法应当采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行复式分类，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应；档号结构以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

2确定文件材料归档范围

按照《机关档案管理规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《印章档案整理规则》等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。

3准确划分档案保管期限

全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值、查考价值，准确地判定档案的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。其他各门类档案有专门规定的，从其规定；无专门规定的，参照文书档案执行。

4编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表

机关文件材料归档范围和档案保管期限表以三合一方式编制，由条款号、条款、保管期限组成。条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次按顺序统一编制。条款为一组类型相同的文件名称或标题，要能够反映出一组文件的来源、内容和形式。保管期限在每一条款之后，按照该组文件材料应当保存的期限编制。

三、工作安排

1加强统筹规划

各级档案主管部门要统筹规划本级机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制和审查工作，各机关要统筹做好所属单位文件材料归档范围和档案保管期限表编制和审查工作，明确目标任务和落实措施。各地区各部门要尽快推进实施三合一制度，用3-5年时间完成全部机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制审查。本通知印发前已按照三合一制度要求实施的地区和部门，要兼顾规范性和延续性，做好质量提升和进一步完善工作。

2科学有序推进编制工作

各部门应当制定工作方案，在进一步规范文书档案基础上，重点做好科技、专业、照片、录音、录像、网页信息、实物等门类文件材料归档范围和档案保管期限表的研究编制工作。近3年完成文书档案保管期限表制修订工作的机关要补充制定档案分类方案、接续编制其他门类文件材料归档范围和档案保管期限表，其他机关应当全新制定机关文件材料归档范围和档案保管期限表，统一按照通知提供的样例编制报送。

3认真做好指导和审查

各地区各部门要深入调查研究，摸清本地区、本部门档案工作实际，通过组织培训、印发操作指南或制度范本等多种方式做好业务指导工作。各级档案主管部门和有关机关要把好审查关，统一标准、有序推进，按时保质完成审查任务。

4及时总结工作经验

各地区各部门在工作过程中要及时总结工作成果，选树先进典型并报送国家档案局。国家档案局将通过印发经验交流材料、召开交流工作会议等方式做好复制推广工作。

四、保障措施

1加强组织领导

各地区各部门要充分认识推行三合一制度的重要意义，建立健全工作机制，压紧压实工作责任，强化组织保障措施，确保各项要求落地见效。

2加强监督检查

各级档案主管部门要将推进三合一制度作为加强行政管理、开展档案资源建设的重要内容纳入监督检查项目，督促各部门按照时间节点完成工作任务。

3开展培训宣传

各级档案主管部门要加大对三合一制度的培训和宣传力度，提升相关人员业务能力和专业素质，增强工作实效。